Ervaringen met E-Invoicing
12 April 2007 (14-21)
Locatie: Sofitel Diegem (Diegem near Brussels (Belgium))
Gepresenteerd in het Nederlands
Prijs: 540 EUR (excl. 21% BTW)
This event is history, please check out the List of Upcoming Seminars, or send us an email
Check out our related in-house workshops:
- Google BigQuery in Practice (INHOUSE WORKSHOP - On Request)
Leerdoelen
Negenhonderd miljoen. Dat (900.000.000) is het aantal facturen dat elk jaar uitgeschreven wordt in België. De helft daarvan zijn transacties tussen bedrijven. Het overgrote deel van die facturen wordt nog altijd als papieren document verstuurd én verwerkt.
Grote verstuurders van facturen doen er dan ook alles aan om van papier naar digitaal over te schakelen. Een aantal bedrijven betrouwen daarbij op hun eigen IT-infrastructuur, vaak wordt er een beroep gedaan op gespecialiseerde tussenpartijen (betalingsplatformen) zoals Certipost, Isabel of OB10. Die garanderen dat aan alle wettelijke vereisten rond onbetwistbaarheid en archivering van facturen wordt voldaan.
Nog groter is de kost van het behandelen van inkomende facturen. Al naargelang de bron rekent men op 15, 30, of zelfs 80 euro per factuur: overtikwerk (nog steeds!), het uitzoeken van de interne verantwoordelijke die zijn goedkeuring moet geven en het budget waarop de factuur moet worden geboekt, en de tijd die kruipt in het rechtzetten van fouten bij dit manueel proces. Enkel het omzetten van papier naar digitaal van binnenkomende facturen levert daar geen verbetering als de workflow niet wordt aangepakt. Meer nog, in veel bedrijven worden binnenkomende elektronische facturen gewoon weer afgedrukt om dan dezelfde weg te volgen als andere papieren facturen.
Veel bedrijven kijken dan ook naar e-Invoicing, elektronische facturatie. Potentiële kostenbesparingen zijn heel groot, maar hoe zit het met de wettelijke vereisten? Hoe overtuig je klanten (en leveranciers) om over te stappen op e-Invoicing? En wat zijn de typische struikelblokken bij het automatiseren van de behandeling van inkomende facturatie? Met het gloednieuwe seminar "Ervaringen met e-invoicing" op 12 april krijgt u de huidige stand van zaken, en hoort u hoe andere bedrijven hun project hebben aangepakt.
Welke vragen worden beantwoord op dit seminar?
- Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturatie, en hoe worden die beantwoord in het geval van e-Invoicing? En wat met transnationale facturatie?
- Hoe maak ik mijn business case voor een e-invoicing project?
- Ga ik voor in-huis beheer of outsourcing?
- Welke betalingsplatformen bestaan er, en wat zijn hun sterke en zwakke punten?
- Welke oplossingen zijn er op de markt voor het automatiseren van binnenkomende facturatie - vertrouw ik op mijn ERP leverancier, of op gespecialiseerde vendors?
- Wat zijn typische struikelblokken bij het automatiseren van binnenkomende facturatie?
Voor wie is dit seminar bestemd?
Een e-invoicing project vereist een multidisciplinaire aanpak. We verwachten dus zowel:
- IT managers en projectleiders met vragen rond product- en partnerkeuze
- Finance en Accounting verantwoordelijken met vragen over de impact op het bedrijfsproces
Volledig Programma
- Business Drivers: Waarom kiezen bedrijven voor elektronische facturatie
en elektronische verwerking van facturen ?
- Klantenfacturatie (account receivables): financiële, operationele en commerciële impact
- Aankoopfacturen (account payables): financiële en operationele impact
- Adoptie van elektronische facturatie en marktvoorbeelden
- Implementatie modellen: wat, pro & contra's, voorbeelden
- Software vs Outsourcing
- Direct Model vs Consolidators als Certipost, OB10, ...
- Buyer-centric vs Seller-centric
- elektronische facturatie, stap in breder kaartje
- Hybride: één verwerkings- en archiveringsproces voor zowel de papieren als de elektronische facturenstroom
- Purchase2pay: elektronische factuur als onderdeel van volledige cyclus vanaf bestelling tot factuur
- CRM: verhoogd bezoekersaantal op CRM portaal, reductie van call-centerkosten
- Self-billing
- Project stappen voor succesvol elektronische facturatie project
- ROI doelstelling
- Integratie in totale ICT architectuur: hybrid gateway, workflow, digitaal archief en ERP
- Roll-Out planning. Hoe krijg ik mijn klant of leverancier zover om elektronisch
met mij facturen uit te wisselen ?
- Juridisch kader
- Europese wetgeving
- Belgische wetgeving
- Internationale wetgeving
- Elektronische facturatie
- Verplichting om facturen uit te reiken
- Wie moet een factuur uitreiken
- Hoe moet een factuur worden uitgereikt
- Elektronische bewaring
- Hoe moet worden bewaard
- Waar moet worden bewaard
- Hoe lang moet worden bewaard
- Juridische risico’s en struikelblokken
- Bos door de bomen zien: Print partners, Certipost, Isabel, ZoomIT, OB10, ...
- Selectiecriteria:
- Prijsmodel
- Roll-Out: hoe snel en tegen welke kost kunnen klanten of leveranciers aansluiten ?
- Compliance waarborg
- Domestic vs Internationaal
- Flexibiliteit
- Mono- of Multikanaalstrategie
- De Domo-klant kiest nog steeds tussen EDI of papier als medium, maar voor Domo is de uitgaande facturatie volledig gedematerialiseerd.
- Hiervoor zetten zij intern een oplossing op gebaseerd op:
- SAP
- Archive Server (IXOS)
- Plasmon als storage medium.
Wilfried Baeten, ad interim ICT manager bij Domo, geeft een overzicht van de business voordelen, de projectkosten en de besparing in beheer en maintenance.
- Uitwerken van de voordeel/kost elementen
- Aantal concrete voorbeelden
CEBEO is al vele jaren actief in de elektrotechnische groothandel, een sector met typisch grote aantallen artikellijnen met lage waarde en beperkte marge. Kostenbesparing op administratieve afhandeling van bestellingen is dan ook cruciaal om competitief te blijven. In de presentatie worden volgende punten behandeld:
- Uitgaande elektronische facturen als service voor de klant
- Veel facturen van lage waarde, een opportuniteit
- Automatische flow, van creatie tot aflevering
- De elektronische factuur als laatste schakel in het aankoopproces
- Automatisatie van de verwerking, minimalisatie van de anomalieën
- Binnenkomende facturatie, een belangrijke kostenbesparing
SIN&STES is een Franse dienstverlener in facility management. Zij hebben recent een oplossing geïmplementeerd met hun partner Integration Experts Company voor dematerialisatie en opvolging van leveranciersfacturen.
- Bij het binnenkomen worden papieren facturen gedigitaliseerd (en de gegevens op een gestructureerde manier ge-OCR-d) en volgen dezelfde workflow als elektronische facturen.
- Leveranciers houden zich aan een opgelegde opmaak zodat facturen automatisch aan de bevoegde interne dienst worden voorgelegd
- Enkel een digitale kopie van de factuur wordt gearchiveerd
- Scandinavische markt nu is de Belgische markt morgen
- Interoperabiliteit of ‘roaming’
Sprekers
Anthony Belpaire begeleidt bedrijven inzake automatisatieprojecten voor zowel binnenkomende- als uitgaande facturen. En dit vanaf de start (requirements capturing, business case, oplossingsarchitectuur, rfp..)... tot de finish (program management, alignering Fin-IT, change management). Net als een architect die een huis ontwerpt, de juiste materialen kiest, en mee verantwoordelijk is voor de oplevering conform budget.
Anthony bouwde een jarenlange ervaring op in de wereld van electronische facturatieverwerking als mede-oprichter van ONEA NV, een integrator van purchase-2-pay oplossingen, en als verantwoordelijke bij Certipost voor de productstrategie. Anthony bekleedde deze funktie na de acquisitie door Certipost van Info2clear NV, een specialist inzake rechtenbeveiliging van digitale documenten welke Anthony zelf opstartte.Voorheen was Anthony aktief in zowel ICT start-ups als grotere spelers als GlobalSign, BelgiumOnline, Alcatel en Corelio.
Anthony heeft een burgelijk ingenieurs opleiding aan Universiteit Gent, aangevuld met opleiding in het MIT en Universitat de Valencia omtrent artificiële intelligentie.
Hij is te bereiken op anthony[at]belpaire.biz.
Bert Mesdom heeft als BTW-expert binnen PricewaterhouseCoopers een grote ervaring opgedaan in het juridisch begeleiden van elektronische facturatie en archiveringsprojecten.
Sinds 2002 volgt hij de Europese, nationale en internationale wetgeving hieromtrent op de voet. Hij heeft ervaring met het valideren van elektronische facturatie- en archiveringsoplossingen voor IT-bedrijven en voor multinationale ondernemingen. De meeste van deze projecten hebben een internationale dimensie (tot 29 landen). Bert heeft ook geholpen met de redactie van het boek “E-invoicing en E-archiving”, dat het wetgevend kader inzake facturatie en archivering uiteenzet in 41 landen.
Na zijn studies van Burgelijk Elektrotechnisch Ingenieur, begon Pieter Breyne zijn carrière bij Quadrat Medical Software, nu deel van Agfa Healthcare. Als project manager was Pieter verantwoordelijk voor de implementatie van verscheidene software implementaties in België en het buitenland, waaronder Frankrijk, Italië en Taiwan. 
In 2000 besloot Pieter op de e-Business trein te springen en ging bij Arthur Andersen werken. Vanuit het kantoor in Londen onderzocht Pieter verscheidene e-Business applicaties, zoals e-Procurement en e-Commerce paketten. Bij Certipost combineerde Pieter zijn technische en commerciële vaardigheden, in de functie van product manager. Hij was verantwoordelijk voor de e-Invoicing oplossing, zowel op technisch niveau (uitwerken van de roadmap) als op commercieel niveau (pre-sales en spreker op events en seminars), als op marketing niveau (schrijven van white papers).
Binnen PwC Advisory Services is Pieter verantwoordelijk voor de e-Invoicing en e-Archiving service offering vanuit zakelijk en technologisch standpunt. In samenwerking met de BTW afdeling, adviseert Pieter bedrijven omtrent de wettelijke, economische en technische aspecten van e-Invoicing en e-Archiving en helpt hen bij de implementatie van hun e-Invoicing en e-Archiving project.
Daarnaast is Pieter ook actief lid van de IT Governance en IT Architecture focus area workgroups.
Freddy Spanhove is bij Cebeo verantwoordelijk voor e-business. Cebeo is de Belgische marktleider inzake distributie van elektrotechnisch materiaal. Cebeo kan bogen op een sterke logistieke afdeling, een hoge graad van informatisering én vooral op de inzet, kennis en ervaring van bijna 500 medewerkers. In niet minder dan 22 filialen is men dagelijks in de weer om een brug te slaan tussen fabrikant en gebruiker.
Cebeo maakt deel uit van de internationale groep Sonepar, een onafhankelijke Franse groep gespecialiseerd in de distributie van elektrotechnisch materiaal, en de wereldwijde nummer 1 in de sector.
Freddy heeft een opleiding genoten als Handelsingenieur aan de VUB aangevuld met een Master degree in Management.
Wilfried Baeten is CTO/COO van Integration Experts Cpy, een bedrijf gespecialiseerd in oplossingen van Enterprise Application Integration en ‘Legal’ Electronic Archiving.
Daarnaast is hij met zijn bedrijf Soneva NV aktief als ICT Interim Manager. Zo is Wilfried vandaag eveneens aktief als Interim Group ICT Manager bij Domo.
Voorheen was Wilfried aktief als Solutions Director bij Porthus en bij Arthur Andersen en Callataÿ&Wouters. Hij is van opleiding Burgerlijk Ingenieur (KUL) en heeft een jarenlange ervaring in ICT consultancy, project&service management en technologische produkt ontwikkeling.
Philippe Veyt is Managing Partner en CCO van Integration Experts Cpy, een bedrijf gespecialiseerd in consulting en oplossingen rond Enterprise
Application Integration, B2B en 'Legal' Electronic Archiving.
Na studies in de rechten en de informatica, begon hij zijn carriere als ERP consultant in Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Later stond hij mee aan de wieg van Enterprise Integration Partners, een bedrijf dat EAI en B2B oplossingen aanbood aan vooral grote multinationale bedrijven.
Questions about this ? Interested but you can't attend ? Send us an email !