Ervaringen met E-Invoicing en Invoice Management
17 April 2008 (14-21)
Locatie: Pullman Diegem (Diegem)
Gepresenteerd in het Nederlands
Prijs: 590 EUR (excl. 21% BTW)
This event is history, please check out the List of Upcoming Seminars, or send us an email
Check out our related in-house workshops:
- Google BigQuery in Practice (INHOUSE WORKSHOP - On Request)
Leerdoelen
Negenhonderd miljoen. Dat (900.000.000) is het aantal facturen dat elk jaar uitgeschreven wordt in België. De helft daarvan zijn transacties tussen bedrijven. Het overgrote deel van die facturen wordt nog altijd als papieren document verstuurd én verwerkt.
Grote verstuurders en ontvangers van facturen doen er dan ook alles aan om van papier naar digitaal over te schakelen. Een aantal bedrijven betrouwen daarbij op hun eigen IT-infrastructuur, vaak wordt er een beroep gedaan op gespecialiseerde tussenpartijen (betalingsplatformen) zoals Certipost, Isabel of OB10. Die garanderen dat aan alle wettelijke vereisten rond onbetwistbaarheid en archivering van facturen wordt voldaan.
De factuur digitaal maken is echter maar de eerste stap. Dan komt het erop aan om effectief voordeel te halen uit het digitaal karakter en de verwerking van de factuur intern te automatiseren. elektronische facturatie kan je dan ook niet loskoppelen van de rest van de ketting (matching van factuur met bestelbon in ERP systeem, workflow voor niet 'gematch'te facturen, archief, betaling, dispute management...). Uitgaande elektronische facturatie kan je niet los koppelen van betalingsreconciliatie, opvolging debiteuren, CRM portaal...
Veel bedrijven kijken dan ook naar e-Invoicing, elektronische facturatie. Potentiële kostenbesparingen zijn heel groot, maar hoe zit het met de wettelijke vereisten? Hoe overtuig je klanten en leveranciers om over te stappen op e-Invoicing? En wat zijn de typische struikelblokken bij het automatiseren van workflow en exception management, en de koppeling met ERP en CRM systemen?
Met het gloednieuwe seminar "Ervaringen met e-invoicing en Invoice Management" op 17 april krijgt u de huidige stand van zaken, en hoort u hoe andere bedrijven hun project hebben aangepakt.
Welke vragen worden beantwoord op dit seminar?
- Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturatie, en hoe worden die beantwoord in het geval van e-Invoicing? En wat met transnationale facturatie?
- Hoe maak ik mijn business case voor een e-invoicing project?
- Ga ik voor in-huis beheer of outsourcing?
- Welke betalingsplatformen bestaan er, en wat zijn hun sterke en zwakke punten?
- Welke oplossingen zijn er op de markt voor het automatiseren van facturatie (workflow) - vertrouw ik op mijn ERP leverancier, of op gespecialiseerde vendors? Wat zijn typische struikelblokken?
- Hoe overtuig ik leveranciers en afnemers om over te stappen op elektronische facturatie, en eventueel op dezelfde tussenpartij?
Voor wie is dit seminar bestemd?
Een e-invoicing project vereist een multidisciplinaire aanpak. We verwachten dus zowel:
- IT managers en projectleiders met vragen rond product- en partnerkeuze
- Finance en Accounting verantwoordelijken met vragen over de impact op het bedrijfsproces
Volledig Programma
- Business Drivers: Waarom kiezen bedrijven voor elektronische facturatie
en elektronische verwerking van facturen ?
- Klantenfacturatie (account receivables): financiële, operationele en commerciële impact
- Aankoopfacturen (account payables): financiële en operationele impact
- Adoptie van elektronische facturatie en marktvoorbeelden
- Implementatie modellen: wat, pro & contra's, voorbeelden
- Software vs Outsourcing
- Direct Model vs Consolidators als Isabel, Certipost, OB10, ...
- Buyer-centric vs Seller-centric
- Elektronische facturatie, stap in breder kaartje
- Hybride: één verwerkings- en archiveringsproces voor zowel de papieren als de elektronische facturenstroom
- Purchase2pay: elektronische factuur als onderdeel van volledige cyclus vanaf bestelling tot factuur
- CRM: verhoogd bezoekersaantal op CRM portaal, reductie van call-centerkosten
- Self-billing
- Project stappen voor succesvol elektronische facturatie project
- ROI doelstelling
- Integratie in totale ICT architectuur: hybrid gateway, workflow, digitaal archief en ERP
- Roll-Out planning. Hoe krijg ik mijn klant of leverancier zover om elektronisch
met mij facturen uit te wisselen ?
- Juridisch kader
- Europese wetgeving
- Belgische wetgeving
- Internationale wetgeving
- Elektronische facturatie
- Verplichting om facturen uit te reiken
- Wie moet een factuur uitreiken
- Hoe moet een factuur worden uitgereikt
- Elektronische bewaring
- Hoe moet worden bewaard
- Waar moet worden bewaard
- Hoe lang moet worden bewaard
- Technische oplossingen voor juridische vereisten
- hoe maakt u EDI/E-invoicing juridisch in orde
- praktisch gebruik van de elektronische handtekening
- archivering: wanneer voldoet u aan bewaarplicht?
Elektronische facturatie is dikwijls een schakel in een breder modernisatieproject voor de financiële afdeling. Deze sessie zoemt in op een "Purchase-2-Architectuur" voor de automatisatie van de ketting vanaf opstellen van bestelbon tot goedkeuring en betaling van binnenkomende factuur.
- Purchase Module
- aanvraag en goedkeuring van orders
- link met catalogi van leverancier
- Invoice Management Module
- Digitalisatie van facturen via scanning en OCR of elektronische facturatie
- Matching van facturen met bestel- en receptiebon
- Web-workflow voor manuele goedkeuring van facturen
- Leveranciersportaal
- 'Flipping van PO'
- Dispute management
- Self-billing
- Dynamic Discounting
De sessie haalt ook kort een aantal scenario's aan hoe Purchase2pay oplossingen op te zetten (binnen bestaande ERP, best-of-breed pakketten,..)
- Zowat 80% van de binnenkomende facturatie bij Carrefour verliep al elektronisch (EDI parallel met papier, of volledig papierloos). De overblijvende papieren facturatie werd aangepakt in een dematerialisatieproject (18% wordt ingescand, 2% wordt nog manueel verwerkt).
- Pieter Vanhoutte geeft in deze presentatie, samen met een Carrefour leverancier, uitleg bij het projectverloop.
DHL Europe maakt gebruikt van de diensten van OB10 voor het vertalen van leveranciersfacturen naar datafiles geschikt voor hun ERP systemen (Oracle, SAP en JD Edwards). Gabrielle Philippens legt uit hoe het e-Billing inbound project dat door haar wordt geleid, past binnen de algemene optimalisatie van de bedrijfsprocessen binnen DHL.
- Bos door de bomen zien: Print partners, Certipost, Isabel, ZoomIT, OB10, ...
- Selectiecriteria:
- Prijsmodel
- Roll-Out: hoe snel en tegen welke kost kunnen klanten of leveranciers aansluiten ?
- Compliance waarborg
- Domestic vs Internationaal
- Flexibiliteit
- Mono- of Multikanaalstrategie
Telenet zette, als bedrijf dat online access verschaft, heel vroeg de stap naar online afrekeningen voor die klanten die via domiciliëring betalen voor hun internetaansluiting. Daarnaast zijn er echter heel wat meer productlijnen: telefonie, kabelTV, digitale TV en GSM... Geert De Pooter legt uit hoe de meer dan 2 miljoen klanten in Vlaanderen en Brussel worden gefactureerd, o.a. in samenwerking met de B2C tussenpartij ZoomIt.
Aan 'accounts payable' (binnenkomende facturatie) zijde migreert Q8 alle zelfstandige benzine stations in de Benelux naar self-billing. Daar waar vroeger de exploitant van een station een factuur opstelde met zijn commissie op verkoop, genereert nu Q8 een selfbill in naam van de leveranciers. Dit levert aanzienlijke besparingen op zowel bij Q8 als de administratie van het benzine station. Maar ook voor uitgaande facturatie van de Liberty kaarthouders, zowel B2C als B2B, past Q8 ebilling toe.
Met meer dan 490 aangesloten benzine stations die factureren via self-billing, en meer dan 19,000 klanten die een eBill ontvangen, beschikken beschikt Q8 over een uitgesproken ervaring rond de roll-out van elektronische facturatie. De presentatie bevat:
-
Self-billing van zelfstandige benzine stations
- business case en beweegredenen voor self-billing van zelfstandige benzinestations
- Gekozen architectuur
- Drempels: adoptie door benzine-station, legaal kader, ... en hoe deze zijn aangepakt
- Klantenfacturatie van Liberty kaarthouders
- business case en beweegredenen voor Q8 om naar eBilling over te schakelen
- Architectuur
- Adoptieprogramma richting de B2C en B2B klanten
- Lessons Learnt
Sprekers
Anthony Belpaire begeleidt bedrijven inzake automatisatieprojecten voor zowel binnenkomende- als uitgaande facturen. En dit vanaf de start (requirements capturing, business case, oplossingsarchitectuur, rfp..)... tot de finish (program management, alignering Fin-IT, change management). Net als een architect die een huis ontwerpt, de juiste materialen kiest, en mee verantwoordelijk is voor de oplevering conform budget.
Anthony bouwde een jarenlange ervaring op in de wereld van electronische facturatieverwerking als mede-oprichter van ONEA NV, een integrator van purchase-2-pay oplossingen, en als verantwoordelijke bij Certipost voor de productstrategie. Anthony bekleedde deze funktie na de acquisitie door Certipost van Info2clear NV, een specialist inzake rechtenbeveiliging van digitale documenten welke Anthony zelf opstartte.Voorheen was Anthony aktief in zowel ICT start-ups als grotere spelers als GlobalSign, BelgiumOnline, Alcatel en Corelio.
Anthony heeft een burgelijk ingenieurs opleiding aan Universiteit Gent, aangevuld met opleiding in het MIT en Universitat de Valencia omtrent artificiële intelligentie.
Hij is te bereiken op anthony[at]belpaire.biz.
Na zijn studies van Burgelijk Elektrotechnisch Ingenieur, begon Pieter Breyne zijn carrière bij Quadrat Medical Software, nu deel van Agfa Healthcare. Als project manager was Pieter verantwoordelijk voor de implementatie van verscheidene software implementaties in België en het buitenland, waaronder Frankrijk, Italië en Taiwan. 
In 2000 besloot Pieter op de e-Business trein te springen en ging bij Arthur Andersen werken. Vanuit het kantoor in Londen onderzocht Pieter verscheidene e-Business applicaties, zoals e-Procurement en e-Commerce paketten. Bij Certipost combineerde Pieter zijn technische en commerciële vaardigheden, in de functie van product manager. Hij was verantwoordelijk voor de e-Invoicing oplossing, zowel op technisch niveau (uitwerken van de roadmap) als op commercieel niveau (pre-sales en spreker op events en seminars), als op marketing niveau (schrijven van white papers).
Binnen PwC Advisory Services is Pieter verantwoordelijk voor de e-Invoicing en e-Archiving service offering vanuit zakelijk en technologisch standpunt. In samenwerking met de BTW afdeling, adviseert Pieter bedrijven omtrent de wettelijke, economische en technische aspecten van e-Invoicing en e-Archiving en helpt hen bij de implementatie van hun e-Invoicing en e-Archiving project.
Daarnaast is Pieter ook actief lid van de IT Governance en IT Architecture focus area workgroups.
Olivier Verhaege studeerde rechten aan de Universiteit van Gent en behaalde daarna een master na master in de fiscaliteit (eveneens aan de Universiteit van Gent).
Na zijn studies begon hij zijn carrière bij Ernst&Young als fiscaal consulent met specialisatie in btw en lokale en regionale belastingen.
In 2006 zette hij de stap naar PricewaterhouseCoopers Tax Consultants om, samen met Pieter Breyne (PwC Advisory Services) en Marc Joostens (Global Leader e-Invoicing network) als consultant klanten te adviseren omtrent de btw-aspecten en legale consequenties van hun elektronische facturatie en –archiveringsproject. Daarnaast helpt Olivier mee om de btw-gevolgen waarmee bedrijven, steden en gemeenten geconfronteerd worden te optimaliseren.
Tenslotte, werkt Olivier momenteel aan een studie, toegekend door de Europese Commissie aan PwC, die de huidige stand van zaken met betrekking tot elektronische facturatie en elektronische archivering in de 27 lidstaten oplijst met het uiteindelijke doel de Europese Commissie toe te laten de momenteel van kracht zijnde (Europese) wetgeving verder te moderniseren en harmoniseren.
Gabrielle Philippens ging na haar doctoraat in de Bedrijfseconomie aan de slag bij DHL in 1999. Haar eerste project was het opzetten van de Accounts Payable afdeling binnen het nieuwe Europese Shared Service Center te Maastricht.
In 2001 werd ze Accounts Payable supervisor voor Ierland en Groot-Brittannië, en gaf ze leiding aan een team van ongeveer 15 personen. Als Process Consultant binnen BPO (Business Process Optimization) en sinds 2008 Senior Process Consultant heeft ze meegeholpen aan het implementeren van workflow systemen en optimiseren van de OCR software. Ook sinds 2008 is Gabrielle project manager van het e-Billing inbound project voor DHL Europa.
Geert De Pooter studeerde Germaanse filologie en Communicatiewetenschappen. Hij werkte bij American Express (tot 1998) en KPN Orange (later: Base), waar hij Billing & Collection Manager was.
In 2002 zette hij de stap naar een analoge functie bij Telenet, waar hij sinds 2006 verantwoordelijk is voor alle betalingen van meer dan 2.000.000 klanten in Vlaanderen en Brussel voor verschillende productgroepen: telefonie, breedband internet, kabelTV, digitale TV en mobilofonie.
Geert Haecx studeerde Informatie Management & Support aan de Katholieke Hogeschool Mechelen en begon zijn carrière bij ExxonMobil. Daar was hij verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van al de ICT-gerelateerde aanvragen voor het EMEA-hoofdkantoor.
Op zoek naar een nieuwe uitdaging liet hij zijn oog vallen op Kuwait Petroleum om daar als Q8 Liberty Cards Analyst te starten. Na het operationele parcours van a tot z te hebben doorlopen is hij doorgegroeid naar Card Systems Coordinator. Naast het systeembeheerder van het back-office gedeelte van de Q8 Liberty Card in de Benelux stond hij ook mee aan de wieg van het E-Billing en Self-Billing verhaal binnen Q8. Na de succesvolle implementatie van het self-billing project in het retailnetwerk van Q8 ligt momenteel de focus bij de roll-out van het E-billing project naar de professionele Q8 Liberty Card klanten over gans de Benelux.
Questions about this ? Interested but you can't attend ? Send us an email !